Quelle plateforme de facturation électronique choisir ?
Avec la réforme de la facturation électronique en France, toutes les entreprises vont bientôt devoir s’adapter à un nouveau mode de gestion de leurs factures.
Ce changement, dicté par la réforme de la facturation électronique, impose à toutes les entreprises de s’adapter à un nouveau mode de gestion de leurs factures.
La dématérialisation des factures n’est plus une simple option, mais une obligation qui se profile à l’horizon.
Celle-ci ne se limite d’ailleurs pas qu’à l’émission ou à la réception de factures.
Elle implique également la conformité aux nouvelles normes légales, l’intégration avec les systèmes de gestion existants, et une automatisation accrue des processus…
Dans ce contexte, bien choisir sa plateforme de facturation électronique est une décision stratégique qui influencera la gestion des flux financiers de votre entreprise.
Avec la diversité des options disponibles sur le marché, comment s’y retrouver ?
Que vous soyez une petite entreprise cherchant une solution simple et gratuite, ou une PME en quête d’une plateforme offrant des services complets, il est essentiel de comprendre les différences entre les plateformes proposées.
Portail Public de Facturation (PPF), Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) ou encore les Opérateurs de Dématérialisation (OD), nous vous fournissons les critères essentiels pour choisir la solution la plus adaptée à vos besoins.
Rappel : Le calendrier de la réforme
La mise en place de la facture électronique en France suit un calendrier rigoureusement défini pour permettre une transition progressive vers ce nouveau système.
Ce calendrier, révisé par l’article 91 de la loi de finances pour 2024, vise à préparer les TPE et PME à cette transformation numérique tout en leur offrant le temps nécessaire pour s’adapter.
Le nouveau calendrier selon la Loi de Finances pour 2024
Les échéances pour l’adoption obligatoire de la facturation électronique sont les suivantes :
- 1er septembre 2026 : Les grandes entreprises et les sociétés de taille intermédiaire (ETI) devront avoir pleinement adopté la facturation électronique. Ces structures, en raison de leur taille et de leurs ressources, sont considérées comme les mieux placées pour s’adapter rapidement aux nouvelles exigences.
- 1er septembre 2027 : Les petites et moyennes entreprises (PME), ainsi que les micro-entreprises, auront jusqu’à cette date pour se conformer à la nouvelle réglementation. Ce délai supplémentaire leur permet de se préparer plus sereinement, en tenant compte de leurs capacités financières et techniques souvent plus limitées.
Quels changements concrètement sur les entreprises ?
Ces dates représentent des jalons essentiels dans la transition vers la facturation électronique. Pour les grandes entreprises et les ETI, la priorité sera de s’assurer que tous leurs systèmes de facturation sont conformes avant septembre 2026.
Cela inclut la sélection et l’intégration d’un logiciel de facturation, la mise en place de nouveaux processus internes et la formation du personnel.
Pour les PME et les micro-entreprises, bien que l’échéance soit fixée à 2027, il est conseillé de commencer à se préparer dès maintenant.
Une adoption anticipée permettra d’éviter une transition précipitée et d’exploiter pleinement les avantages de la digitalisation, tels que l’automatisation des processus, la réduction des erreurs, et une meilleure visibilité des flux financiers.
Rôle et fonctionnement des plateformes
Ces plateformes sont les intermédiaires indispensables entre les entreprises et l’administration fiscale.
Rôle des plateformes
Les plateformes de facturation électronique sont conçues pour faciliter la transition des entreprises vers un environnement numérique sécurisé.
Leur rôle principal est d’assurer l’acheminement des factures entre les fournisseurs et les clients, tout en collectant les données nécessaires à l’administration fiscale.
Elles permettent également de déclarer les transactions qui ne relèvent pas de la facturation électronique, comme les ventes aux particuliers (B2C) ou les exportations, via un processus appelé e reporting.
Les plateformes sont aussi responsables de vérifier la conformité des factures, de leur émission à leur réception.
Elles gèrent les différentes étapes du cycle de vie des factures, y compris l’acceptation, le refus, et le paiement.
De plus, elles offrent des fonctionnalités supplémentaires, comme l’archivage sécurisé des factures pour une durée de 10 ans, conformément à la réglementation en vigueur.
Fonctionnement des plateformes
Le processus de facturation électronique commence par l’émission d’une facture par l’entreprise, qui doit être envoyée à sa plateforme de facturation dans un format spécifique accepté par celle-ci.
Une fois la facture reçue, la plateforme la traite, en extrait les données essentielles, et la transmet à la plateforme de destination, qui peut être celle du client ou du Portail Public de Facturation (PPF).
Les plateformes de facturation doivent également se connecter à un annuaire centralisé pour identifier la plateforme enregistrée par le client.
Cela garantit que les factures sont acheminées correctement et que les informations sont échangées de manière fluide et sécurisée.
En cas de non-conformité, comme l’envoi d’une facture non valide, des sanctions peuvent être appliquées, allant jusqu’à 15 € par facture, avec un plafond de 15 000 € par an.
Ces mesures incitent les entreprises à veiller à la rigueur et à la précision de leurs processus de facturation.
Les plateformes ne se contentent pas de transmettre les factures : elles jouent un rôle actif dans l’automatisation des processus comptables et financiers.
Par exemple, elles peuvent intégrer des outils d’océrisation pour convertir des factures papier en formats numériques, ou proposer des services de gestion des flux de trésorerie en temps réel.
Les plateformes existantes
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, plusieurs types de plateformes sont disponibles pour les entreprises.
Le Portail Public de Facturation (PPF) : une solution accessible et sans frais
Le Portail Public de Facturation (PPF) est la solution de base proposée par l’État pour répondre aux besoins de la majorité des entreprises, en proposant notamment les services essentiels pour l’e-invoicing.
Il s’agit d’une plateforme centralisée qui permet d’échanger des factures électroniques de manière sécurisée entre les factures fournisseurs, les clients, et les administrations publiques.
Le PPF joue un rôle d’intermédiaire centralisateur en assurant la collecte et la transmission des données de facturation à l’administration fiscale en temps réel, à travers Chorus Pro.
L’un des principaux avantages du PPF est sa gratuité, ce qui en fait une option particulièrement attrayante pour les petites entreprises qui n’ont pas besoin de fonctionnalités avancées.
Le PPF offre les services essentiels pour l’ e-invoicing.
Cependant, son caractère basique signifie qu’il ne propose pas certaines des fonctionnalités supplémentaires que l’on trouve sur les plateformes privées, comme la gestion des workflows ou la connexion directe avec les logiciels de comptabilité.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) : des services avancés pour des besoins spécifiques
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) sont des plateformes privées qui ont été immatriculées par l’administration fiscale pour une durée de trois ans, renouvelable.
Ces plateformes offrent des services plus avancés que le PPF, ce qui les rend adaptées aux entreprises ayant des besoins spécifiques en matière de facturation électronique.
Les PDP centralisent toutes les informations nécessaires à l’échange de factures (Siret, TVA, HT, etc.) et jouent le rôle d’intermédiaires complets.
En plus de ces fonctions de base, elles offrent des fonctionnalités étendues, telles que la conversion de factures dans des formats adaptés, la gestion des workflows, la génération de rapports, et la connexion avec les logiciels de comptabilité.
Les PDP peuvent échanger des factures directement avec d’autres PDP ou via le PPF. Elles sont également responsables de transmettre à l’administration fiscale, par l’intermédiaire du PPF, les données requises pour l’e-invoicing, ainsi que les informations sur les statuts des factures et les délais de paiement.
Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) : une externalisation complète de la facturation
Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) représentent une autre option pour les entreprises, en particulier pour celles qui préfèrent externaliser entièrement leur gestion de la facturation électronique.
Contrairement aux PDP, les OD ne peuvent pas certifier les factures directement. Leur rôle consiste principalement à aider les entreprises à se connecter au PPF ou à une PDP.
Ils délivrent des services de dématérialisation, automatisent les traitements des factures, et veillent à ce que celles-ci soient conformes aux formats requis avant de les transmettre.
Ces plateformes privées sont particulièrement utiles pour les PME qui manquent de temps ou de ressources pour gérer leur facturation en interne.
Les OD offrent également des services supplémentaires, tels que l’océrisation de documents, la validation des factures, le rapprochement des paiements, et l’envoi des statuts aux clients.
Les critères de sélection d’une plateforme
Le choix d’une plateforme de facturation électronique est une décision stratégique qui doit être prise en fonction de plusieurs critères.
Chaque entreprise a des besoins spécifiques en matière de gestion des factures, et il est crucial de sélectionner une plateforme qui réponde à ces exigences tout en offrant un bon rapport qualité-prix.
Les fonctionnalités : l’essentiel pour une gestion efficace
Les fonctionnalités offertes par une plateforme de facturation électronique sont un facteur déterminant dans votre choix.
Cependant, les besoins de votre entreprise peuvent aller bien au-delà de ces fonctions de base.
Certaines plateformes offrent des fonctionnalités avancées, comme la gestion des workflows, qui permet de suivre et d’automatiser les différentes étapes du cycle de vie des factures, de leur création à leur paiement.
D’autres fonctionnalités importantes peuvent inclure l’intégration avec vos logiciels de comptabilité ou ERP existants, la génération de rapports financiers détaillés, et la personnalisation des formats de factures pour répondre aux spécificités de vos clients.
Le prix : un facteur déterminant
Le PPF, par exemple, propose des services de base gratuitement, ce qui peut être une solution attractive pour les petites entreprises ou celles qui ne nécessitent pas de fonctionnalités avancées.
Cependant, pour les entreprises ayant des besoins plus complexes, il peut être nécessaire d’investir dans une PDP ou un OD, qui proposent des services plus complets, mais payants.
Le modèle de tarification des plateformes peut varier, allant d’un abonnement mensuel à un coût par facture traitée.
Il est important de comparer ces coûts avec les avantages offerts par chaque plateforme.
Par exemple, une plateforme plus coûteuse pourrait offrir des fonctionnalités qui permettent de gagner du temps et de réduire les erreurs, ce qui peut compenser le coût initial.
Il est aussi judicieux de considérer les coûts indirects, comme ceux liés à la formation du personnel ou à l’intégration avec les systèmes existants.
Vos besoins : adapter la plateforme à votre activité
Vos exigences métier :
Il est important d’évaluer comment la plateforme peut répondre à vos exigences métier.
Par exemple, si vous opérez dans un secteur où les délais de paiement sont impératifs, une Plateforme de Dématérialisation Partenaire qui propose des fonctionnalités de suivi des statuts de facturation et des alertes automatiques sera particulièrement utile.
De même, si vous avez des exigences réglementaires spécifiques, assurez-vous que la plateforme est capable de les satisfaire.
Le niveau de digitalisation de votre entreprise :
Le niveau de digitalisation de votre entreprise est un autre facteur clé. Si vous êtes déjà bien avancé dans la dématérialisation, une plateforme sophistiquée intégrant des outils d’automatisation et d’analyse pourrait être la meilleure option. En revanche, si votre entreprise débute dans sa transition numérique, le Portail Public de Facturation pourrait être préférable.
Les volumes traités :
Le nombre de factures que vous traitez régulièrement est également un critère à ne pas négliger. Certaines plateformes partenaires, voire une externalisation, sont mieux adaptées pour gérer de gros volumes, avec des outils d’automatisation qui réduisent le temps de traitement.
La plateforme de facturation électronique Sage Network
Lancée par Sage, un leader reconnu dans le domaine des technologies comptables et financières, cette plateforme se distingue par son intégration poussée de l’Intelligence Artificielle (IA) et par son rôle d’accompagnement dans la transition numérique des entreprises.
En tant que plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) potentielle, Sage Network est conçue pour automatiser et simplifier l’ensemble du processus de facturation électronique.
Fonctionnalités spécifiques et avantages
Sage Network propose une gamme complète de fonctionnalités qui répondent aux besoins variés des entreprises, qu’il s’agisse de TPE, PME, ou ETI. Voici quelques-unes des fonctionnalités clés :
Automatisation des processus
Grâce à l’IA, Sage Network permet d’automatiser la création, la validation, et l’envoi des factures, ce qui réduit le temps de traitement et limite les erreurs humaines. Les entreprises peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse des performances financières.
Intégration avec l’écosystème Sage
La plateforme est conçue pour s’intégrer parfaitement avec les autres logiciels de gestion de Sage, tels que les solutions de comptabilité, de paie, et de gestion des ressources humaines. Cette intégration facilite la centralisation des données et améliore la fluidité des processus internes.
Sécurité et conformité
Sage Network assure une conformité totale avec les exigences réglementaires de la réforme de la facturation électronique. Les données sont sécurisées grâce à des protocoles de cryptage avancés, et la plateforme offre un archivage sécurisé des factures pendant 10 ans.
Collaboration simplifiée
La plateforme permet aux entreprises de se connecter facilement avec leurs clients, fournisseurs, et partenaires, en facilitant les échanges de données et en assurant une traçabilité complète des transactions.
Notre équipe vous accompagne dans votre choix de plateforme de facturation électronique
Les différentes options disponibles sur le marché, qu’il s’agisse du Portail Public de Facturation (PPF), des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), ou des Opérateurs de Dématérialisation (OD), proposent des services adaptés à des besoins variés.
Pour aller plus loin, vous pouvez consulter notre Guide 2024 sur la Préparation vers la Facture Électronique.